Rahmenvertrag mit dem CNC-Lohnfertiger — Teile „auf Zuruf" ohne Stillstände

Die Maschine bleibt um 6:20 Uhr stehen, das Ersatzteil ist beim Hersteller nicht verfügbar, und der nächste Liefertermin liegt drei Wochen entfernt. Die Instandhaltung ruft eine Werkstatt an, schickt die Zeichnung, wartet auf das Angebot, verhandelt den Termin — und erst dann beginnt die Bearbeitung. Ein bewährter CNC-Lohnfertiger mit Rahmenvertrag verkürzt diesen Weg auf einen Anruf und die Terminbestätigung, weil alle Absprachen früher getroffen wurden.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie sich die Rahmenzusammenarbeit von Ad-hoc-Aufträgen unterscheidet, was konkret in den Vertrag gehört und für wen dieses Modell sinnvoll ist. Ohne Juristenjargon — wir betrachten den Rahmenvertrag aus der Produktionspraxis, mit den Augen der Instandhaltung und des Einkaufs.

Ad-hoc-Auftrag vs. CNC-Lohnfertiger mit Rahmenvertrag

Beim Ad-hoc-Auftrag wird jede Bestellung wie eine neue Anfrage behandelt. Der Fertiger kalkuliert von null, fragt nach Werkstoff und Toleranzen und legt den Termin nach der aktuellen Maschinenauslastung fest. Bei geplanten Einkäufen ist das kein Problem. Beim Ausfall ist jeder Tag eines solchen E-Mail-Wechsels gleichbedeutend mit Stunden Linienstillstand.

Ein Rahmenvertrag ist keine Verpflichtung zu einem konkreten Volumen. Er ist ein im Voraus festgelegtes Regelwerk: Sätze oder der Mechanismus ihrer Berechnung, der Meldeweg für Bestellungen, die Reaktionszeit, bekannte Werkstoffe und hinterlegte Dokumentation. Eine Bestellung im Rahmenvertrag eröffnet keine Verhandlungen — sie löst einen fertigen, eingeübten Ablauf aus.

In der Praxis machen drei Elemente den Unterschied:

• Priorität in der Warteschlange — die Notfallmeldung eines festen Partners geht nach definierten Regeln in den Produktionsplan ein, nicht ans Ende der Anfragenliste.
• Bekannte Werkstoffe — der Fertiger weiß, aus welchen Sorten Ihre Teile bestehen, und kann die gängigsten Stangen oder Platten in seinem Lager vorhalten.
• Hinterlegte Dokumentation — Zeichnungen, Modelle, Bearbeitungsprogramme und Korrekturen nach dem ersten Stück bleiben beim Fertiger; die nächste Bestellung besteht aus Zeichnungsnummer, Stückzahl und Termin.

Was das beim Ausfall ändert

Am besten sieht man es auf der Zeitachse. Im Ad-hoc-Modus: Fertiger finden, Dokumentation senden, Angebot, Freigabe, Materialeinkauf, Programmierung, Bearbeitung. Als Richtwert mehrere Tage bis zur Produktion, bevor irgendjemand eine Spindel einschaltet. Im Rahmenmodus: ein Anruf mit der Zeichnungsnummer, die Terminbestätigung, Bearbeitung nach erprobtem Programm auf Material, das oft schon am Lager liegt. Der Unterschied kann mehrere Tage Stillstand betragen — und das ist meist ein Vielfaches des Wertes des Teils selbst.

Ein Beispiel aus der Instandhaltungspraxis: Die Antriebswelle eines Förderers bricht, die Konstruktion ist einfach, aber der Linienhersteller verkauft sie nur im Set mit einer in Wochen gerechneten Lieferzeit. Liegen die Zeichnung der Welle und das Bearbeitungsprogramm bereits beim Lohnfertiger und ist das Material am Lager, kann das neue Stück am selben oder am nächsten Arbeitstag von der Drehmaschine kommen — als Richtwert, je nach Auslastung. Ohne Rahmenvertrag kann dieselbe Welle eine Woche allein auf die Entscheidung warten, wer sie fertigt und zu welchem Preis.

Der Rahmenvertrag ordnet auch weniger offensichtliche Dinge: wer auf Seiten des Bestellers den Eilmodus auslösen darf, wie die Qualitätsabnahme eines Notfallteils aussieht und was passiert, wenn die Zeichnung nicht existiert und das Teil aus einem beschädigten Exemplar rekonstruiert werden muss. Die vollständige Taktik zur Verkürzung des Stillstands — auch die organisatorische — beschreiben wir im Beitrag wie Sie den Stillstand nach einem Maschinenausfall verkürzen, und die laufende technische Unterstützung leistet unser Service und die Instandhaltung.

Was im Rahmenvertrag zu vereinbaren ist — Checkliste

Ein guter Rahmenvertrag ist kurz, aber konkret. Vor der Unterschrift lohnt es sich, diese Liste durchzugehen:

1. Umfang der Technologien und Abmessungen: Drehen, Fräsen, Schleifen, maximale Teilegrößen.
2. Meldeweg für Bestellungen: wer meldet, über welchen Kanal, was als Annahmebestätigung gilt.
3. Reaktionszeit: in welcher Zeit der Fertiger den Termin für Standard- und Notfallmeldungen bestätigt.
4. Definition des Notfallmodus: was zur Priorität berechtigt und zu welchen Regeln sie genutzt werden darf.
5. Preismechanismus: Sätze für wiederkehrende Positionen, Kalkulationsweg für neue Teile.
6. Werkstoffe: welche Sorten der Fertiger für Ihre Teile vorhält und wer die Lagerkosten trägt.
7. Dokumentation: wo sie hinterlegt ist, wer die Änderungsstände verwaltet, Vertraulichkeitsregeln oder NDA.
8. Qualitätskontrolle: welche Messungen und Dokumente die Abnahme der Teile begleiten.
9. Abrechnung: Zahlungsziele, Sammelrechnungen pro Zeitraum statt Einzelrechnungen.
10. Laufzeit und jährliche Überprüfung der Konditionen.

Nicht jede Position muss in den formalen Vertrag — ein Teil reicht als Arbeitsanhang. Wichtig ist, dass beide Seiten die Regeln gleich verstehen, bevor das Telefon um 6:20 Uhr klingelt.

Ad hoc oder Rahmenvertrag — der Vergleich

Für wen ein Rahmenvertrag sinnvoll ist

Der Rahmenvertrag rechnet sich überall dort, wo Teile regelmäßig bestellt werden oder die Stillstandskosten hoch sind:

• Produktionswerke, in denen eine Stunde Linienstillstand mehr kostet als manches Ersatzteil,
• Firmen ohne eigene Werkzeugmacherei, die Verschleißteile nachfertigen lassen: Wellen, Buchsen, Führungen, Räder,
• Instandhaltungsabteilungen mit älteren Maschinen, für die der Hersteller keine Teile mehr liefert,
• Konstrukteure und Maschinenbauer, die wiederkehrende Serien bei einem festen Kooperationspartner bestellen.

Wann ist der Rahmenvertrag nicht sinnvoll? Bei einem einmaligen Projekt oder wenigen Teilen pro Jahr reichen Ad-hoc-Aufträge. Es lohnt sich aber, schon die ersten Aufträge an eine Firma zu geben, mit der der Übergang zur Rahmenzusammenarbeit möglich sein wird — die Auswahlkriterien haben wir im Beitrag wie Sie eine Firma für CNC-Bearbeitung auswählen gesammelt. Und wie der Weg von der ersten Anfrage zur festen Kooperation aussieht, beschreiben wir Schritt für Schritt im Text über die Zusammenarbeit mit einem CNC-Lohnfertiger.

Nomatec — eine Marke der Firma Adreams aus Zbąszyń, Polen, tätig seit 2015 — führt dieses Kooperationsmodell mit Produktionsfirmen: Regeln, Sätze und Dokumentation einmal festgelegt, danach schnelle Reaktion auf jede Meldung. Die Details des Modells beschreiben wir auf der Seite B2B-Zusammenarbeit.

So führen Sie die Rahmenzusammenarbeit ein — vom Pilot zu festen Regeln

Der Rahmenvertrag muss nicht blind unterschrieben werden. Ein bewährtes Einführungsszenario verteilt das Risiko auf Etappen:

1. Pilot: Vergeben Sie zwei oder drei typische Teile ad hoc und bewerten Sie Qualität, Kommunikation und Termintreue.
2. Liste der kritischen Teile: Notieren Sie die Teile, deren Fehlen die Produktion stoppt — Zeichnungsnummern, Werkstoffe, typische Stückzahlen und ob aktuelle Dokumentation existiert.
3. Übergabe der Dokumentation: Zeichnungen und Modelle gehen an den Fertiger, der die Machbarkeit bestätigt und Sätze für wiederkehrende Positionen vorschlägt.
4. Festlegen der Regeln: Reaktionszeit, Definition des Notfallmodus, Meldekanal, Umfang der Qualitätskontrolle und Abrechnungsweise.
5. Überprüfung nach dem ersten Quartal: Abgleich der Regelungen mit der Praxis und Korrektur dessen, was nicht funktioniert.

Zwei Fehler verderben die Einführung am häufigsten. Erstens: Die Liste der kritischen Teile erstellt der Einkauf ohne die Instandhaltung — und es fehlen genau die Positionen, die die Linie wirklich stoppen. Zweitens: Niemand aktualisiert die Änderungsstände der Zeichnungen beim Fertiger, sodass der Rahmenvertrag nach einem Jahr Teile nach veralteter Dokumentation produziert. Beiden Problemen beugt eine Regel vor: Der Rahmenvertrag hat auf jeder Seite einen namentlich benannten Verantwortlichen.

Fazit

Ein Rahmenvertrag ist keine Bürokratie — er ist der im Voraus vorbereitete Weg für den Tag, an dem die Maschine stehen bleibt. Priorität in der Warteschlange, bekannte Werkstoffe und hinterlegte Dokumentation verwandeln einen mehrtägigen Einkaufsprozess in einen Anruf. Je früher diese Regeln entstehen, desto günstiger wird der erste ernsthafte Stillstand.

Sie möchten prüfen, wie eine solche Zusammenarbeit bei Ihnen aussehen würde? Senden Sie eine Zeichnung oder beschreiben Sie Ihren Maschinenpark über das Kontaktformular — das Angebot für das erste Teil erhalten Sie innerhalb von 48 Stunden, und bei der Gelegenheit schlagen wir Rahmenregeln für die Zukunft vor.